Debiteurenbeheer - Incassobureau inschakelen

Als ondernemer moet je soms lang wachten op je geld. Ook kan het zijn dat de klant niet bereid is om te betalen. Een incassobureau kan dan uitkomst bieden. Dit is een onderneming die zich bezighoudt met het innen van openstaande vorderingen. Bedrijven kunnen zich abonneren op de diensten van een incassobureau of hier eenmalig gebruik van maken. Na het aannemen van een zaak zal het incassobureau aanmanende brieven aan de debiteur zenden. Meestal zal de debiteur dan alsnog betalen of zal er een betalingsregeling worden afgesproken. Als dit geen effect heeft, kan tot dagvaarding worden overgegaan. Het incassobureau dient hiertoe dan een deurwaarder of een advocaat in te schakelen.

Incassobureau of gerechtsdeurwaarder?

Als een debiteur niet reageert op de brieven van het incassobureau, dan zal het bureau uiteindelijk alsnog een deurwaarder moeten inschakelen om hem tot betalen te dwingen. Ook een gerechtsdeurwaarder kan zich bezighouden met de werkzaamheden die door het incassobureau verricht worden. Incassowerkzaamheden behoren tot de niet-ambtelijke taken van een gerechtsdeurwaarder. Het grote verschil is dat een gerechtsdeurwaarden ambtelijke bevoegdheden heeft die een incassobureau niet heeft, zoals het beslag leggen op de inboedel of loonbeslag, het uitbrengen van een dagvaarding of het ontruimen van een woning.

De kosten

Een incassobureau rekent incassokosten. Dit kan een vast bedrag of een percentage van de schuld zijn. Deze kosten zijn voor rekening van de debiteur. De hoogte van de incassokosten liggen niet wettelijk vast. Wel zijn er richtlijnen opgesteld. Als richtlijn geldt een bedrag van vijftien procent van de hoofdsom.Veel incassobureaus werken middels een no cure no pay basis. Dit houdt in dat de gevallen waarin niets geïncasseerd wordt, er ook geen kosten in rekening gebracht worden. Maar let op, vaak heeft dit alleen betrekking op de fase waarin het incassobureau aanmaningen zendt. De eventuele kosten van een deurwaarder of gerechtelijke procedure vallen hier dus niet onder.

Praktische tips

Mondelinge afspraken zijn moeilijk afdwingbaar. Zorg er dus voor dat je alle afspraken schriftelijk hebt bevestigd. Laat bijvoorbeeld de klant schriftelijk verklaren dat hij akkoord is met jouw algemene voorwaarden. Als de klant zegt dat hij de factuur nooit gehad heeft, stuur dan een kopiefactuur. Verzend deze ook per e-mail of per fax. Aan de hand van de verzendbevestiging kun je dan aantonen dat de factuur wel degelijk verzonden is. Ook kun je de debiteur in een e-mail vragen om te reageren op jouw mail. Verstuur de facturen zo snel mogelijk na afloop van de werkzaamheden. Als het na het verstrijken van de betalingstermijn nog niet betaald is, stuur dan een herinnering. Bij eventuele afspraken bevestig je deze afspraak. Als er na je laatste aanmaning nog niet betaald is, is dat een goed moment om het incassobureau in te schakelen.