Debiteurenbeheer

Als ondernemer krijg je vroeg of laat wel eens te maken met wanbetalers, ontevreden klanten of niet nagekomen afspraken. Door het hanteren van kwalitatief goede algemene voorwaarden kun je op zakendoen zonder steeds dezelfde onderhandelingen te moeten voeren.

Het opstellen van algemene voorwaarden is een juridische aangelegenheid, waarbij de regels van tijd tot tijd kunnen veranderen. De algemene voorwaarden zijn voor elk bedrijf anders en ook zijn ze vaak auteursrechtelijk beschermd. Kopieer daarom nooit de algemene voorwaarden van iemand anders.De Kamer van Koophandel heeft modelvoorwaarden die je aan kunt passen naar jouw situatie. Laat deze voorwaarden altijd controleren door een juridisch adviseur.

Wat staat erin?

In de algemene voorwaarden staan onder andere:

• De voorwaarden voor betalen
• De voorwaarden voor de garantie
• De organisatie waarbij de onderneming eventueel bij aangesloten is
• Hoe de onderneming klachten behandelt

In de algemene voorwaarden mogen geen onredelijke bepalingen staan. Wat precies onredelijk is, is voor elke situatie anders. Maar meestal is het zo dat de bepaling te gunstig is voor de onderneming en te ongunstig voor de andere partij. Het is verboden om alle risico's uit te sluiten of over te hevelen naar de andere partij. Ook moeten de voorwaarden voldoen aan de wettelijke eisen.

Zwarte en grijze lijst

Om de consument te beschermen is er een zwarte en grijze lijst opgesteld. De zwarte lijst bevat een opsomming van bedingen in algemene voorwaarden waarvan zonder meer wordt aangenomen dat deze onredelijk bezwarend zijn. De grijze lijst bevat een lijst met bepalingen waarvan men aanneemt dat deze onredelijk bezwarend zijn. Maar het is uiteindelijk aan de gebruiker om te bewijzen dat het in dit specifieke geval niet onredelijk bezwarend is.

Algemene voorwaarden verstrekken

De algemene voorwaarden moet je altijd voor of tijdens het sluiten van een overeenkomst aan de klant verstrekken. Dit kun je bijvoorbeeld doen door ze te overhangen, vooraf toe te sturen of op de achterkant van een contract op offerte te drukken.

Voor langere tijd

Sommige overeenkomsten sluit je voor een langere periode. Bij deze langlopende overeenkomsten kan het zijn dat je in de tussentijd de algemene voorwaarden verandert. In dit geval moet je aan de andere partij laten weten wat er veranderd is. Dit kun je doen door de nieuwe voorwaarden op te sturen. De andere partij heeft vervolgens het recht om de overeenkomst te stoppen, want de voorwaarden zijn niet meer hetzelfde als toen de overeenkomst werd gesloten.

Deponeren

Je kunt je algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar het kan wel handig zijn. Vooral als je je voorwaarden niet aan je klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld bij telefonische verkoop. De klant kan de voorwaarden dan toch inzien.

Ook kan het handig zijn bij bepaalde discussies. Als jouw algemene voorwaarden gedeponeerd zijn, kun je ze gebruiken als bewijs om aan te tonen welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.